Редовни работни съвещания
Работни съвещания
През последните години бизнесът се автоматизира до голяма степен, а с него се появиха и много мениджърски похвати. Някои от тях навлезнаха в болшинството компании като популярни практики или работни методологии. В повечето браншове се налага комуникация между различните екипи или началник с подчинените си (както и обратното).
Ето защо честа практика са редовните фирмени съвещания (meetings). В по-малките фирми те са неформални и обикновено са извън графика, докато огромните корпорации отделят преобладаващата си част от времето за brainstorming и комуникация едни други.
Плюсове на редовните срещи
Редовните срещи имат няколко основни предимства. Основно свойство: работата не се върши наведнъж. Вместо това се налага един работен цикъл, като задачите се решават на отделни итерации. Можем да направим асоциация с университета: далеч по-добре е да учим регулярно лекция по лекция, вместо да се амбицираме в сесията и да не усвоим правилно необходимия материал.
Съвещанията по график се вписват добре и в биологичния часовник на служителите и техните началници. Напрежението може да ескалира, ако периодично се правят спешни срещи в офиса на началника, по средата на работния процес. Регулярните събирания са в конкретни дни и часове и всички са подготвени за тях.
Разбиването на задачите на малки парчета спомага за по-лесното им усвояване и решаване. Това спестява опасността от неправилно преценяване на сложни проблеми и излизане извън крайните срокове. Малките задачи могат да бъдат представени лесно и разбираемо на работните срещи. При служителите намаляват амплитудите на тежки и интензивни работни периоди с моменти на липса на работа.
Минуси на периодичните събирания
Най-общо казано, липсата на нужда от комуникация изключва необходимостта от периодични събирания. Ако проектите са малки и/или не изискват дискусии между различните членове на екипа и техния началник, регулярните съвещания са излишни. Важно е да се прецени доколко отговорността може да бъде прехвърлена на служителите и мениджърите, заедно с началниците, да бъдат освободени от това задължение.
Неправилното начертаване на график за събиранията може да изиграе лоша шега в работния процес. Прекалено честите съвещания, съчетани с дълги работни задачи, прави срещите неоползотворени. Представете си проект, който успявате да модулирате на седмични парчета, а работните ви срещи са понеделник, сряда и петък. Това означава, че на 2 от срещите няма да можете да представите нищо ново на бял свят, а същевременно губите ценно време от работната седмица.
Срещите по график могат да бъдат налагани поради липса на достъпност на двете страни – например при среща очи в очи е необходимо всички присъстващи да са на едно и също място в един и същ момент. Онлайн регулярните срещи също изискват всички страни да са ‘на линия’. Ако това е съчетано с работа в различни локации и дори различни часови зони, това може да изиграе лоша шега. В такива случаи неотложните проблеми трябва да се отлагат до уречения час, което може да се окаже фатално за работния процес.
Какво да изберем тогава?
Няма единен отговор – факторите за назначаване на работни срещи са различни. Зависи от типа на проектите, големината на екипите и местоположението им, ролите на персонала. Възможно е съчетаването на редовни с ‘моментни’ срещи. Добра практика може да бъде среща на екипа в средата и в края на месеца от 11 до 12 по обяд. 2 часа месечно обикновено не са критични за повечето индустрии, а часът не е нито достатъчно рано, нито в края на работния ден.
В една от предните ми местоработи началникът ми се бе опитал да въведе няколко типа редовни съвещания и отчети едновременно: 2 или 3 конференции седмично за по 1:30 – 2 часа, ежесутрешен разговор за по 15мин плюс ежедневно писмено отчитане в края на работния ден. Бързо се оказа, че губим между 5 и 10 часа от работната седмица поради ненужни служебни разговори без никаква креативна идея. Скоро след това нормализирахме отчетите на ежеседмични, премахнахме сутрешните разговори и оставихме 2 VoIP конференции в понеделник и четвъртък. Така осигурихме редовно решаване на задачите, автоматизация на процесите, лесна обмяна на задачи и неангажиращо работно ежедневие.
А как се извършва служебната комуникация при вас?
Related posts:
Хубав пост – може да предизвика много размишления, сигурно има и съвсем различни гледни точки.
През последните месеци, или както свикнахме да се изразяваме – по време на криза, много технологични лидери твърдят, че времената на бизнес командировките са отминали и бизнес срещите очи-в-очи се заменят с online комуникация и виртуални периодични срещи.
По стечение на обстоятелствата съм работила с много хора от различни националности и много хора с различни професии. Смятам, че няма нищо по-полезно от срещите очи-в-очи, независимо дали те са в рамките на голям международен проект или в един екип, споделящ едно и също работно помещение.
Подобна организация на работните срещи е удачна поради различни причини. Доказано е, че човек използва много контекст в общуването, жестове, глас, погледи и т.н., който изчезва в писмената комуникация. Освен това, фактът че хората обшуват на живо, в повечето случаи им помага между тях да се създаде по-голямо доверие, да си сътрудничат повече и да разрешават конфликти или сложни въпроси.
Поли, срещите ‘на живо’ са най-добрата алтернатива, ако трябва да има срещи изобщо. Но представи си малка до средно голяма международна фирма, в която началниците (всичките!) пътуват със скъпи полети всяка седмица, спят в най-луксозните хотели и харчат излишни пари от бюджета (който не е огромен поради размера на фирмата). Необходимо ли е това, ако могат двете страни да включат камерите си + скайп и да осъществят същия визуално-аудиален контакт, без да се харчат хиляди долари за 2 часа разговор? Бил съм и в ситуация с началници от 3 континента на земното кълбо. Фирмата е една от топ компанитие на БГ пазара, собственик на някои от по-големите български уеб портали. ‘Живите’ срещи се осъществяваха рядко, останалото бе работа на телефонни разговори и скайп + видео конференции. Достатъчно грамотно, ако не работиш с темерути.
Та, това беше идеята. Алтернативите са много. Просто не е добре винаги да се хвърляме на най-скъпия и времеотнемащ ресурс, което се практикува на много места у нас. Трябва малко повече съобразителност, особено по време на криза, както сама уточни преди малко.
Да, съгласна съм, че няма как да не се съобразяваме с това, че времената са трудни.
Ти си прав, че трябва да се търси една приемлива от финансова гледна точка комбинация от срещи на живо и виртуални срещи.
Според мен в началото на всеки бизнес и всеки нов проект стоят лични разговори и контакти, усещане за хората, с които ще работиш до „stomach feeling“ и това несъмнено помага както да се изгради концепцията на бизнеса или проекта, така и тази концепция да се реализира.
Не напразно в началото на всеки нов проект е предвидена т.н. kick-off meeting именно с цел хората от екипа да се запознаят и да свикнат да работят заедно. А вече се говори и не само за отваряне, но и затваряне на проекта, което включва освен задължителните довършвания на документацията и отчетите, но и един краен анализ на нещата на живо и – разбира се, запивка…
От редовните срещи в хода на проекта, трябва да се пести – както време, така и пари. Ако проектът е дълъг и сложен обаче, все пак се налагат периодично срещи очи-в-очи в някои критични точки, за да се обсъди прогреса.
Между другото – честит нов дизайн! Много е сполучлив.
Благодаря за дизайна – надявам се да е достатъчно usable, защото това е основната идея
С последния си абзац си резюмирала най-важното: пестене на време + пари, но задължителни ‘живи’ събирания. Не може да се прави бизнес изцяло виртуално – т.е. може, но аз лично избягвам да го правя, макар и понякога да се случва. Първите kick-off meetings за чудесно разчупване на екипа и един вид предварителен team building за по-лесна комуникация. Въпросът е след като основните неща са договорени, да се мине по същество, а не да се обикаля земното кълбо излишно, за спорта. Един от началниците ми се възползваше от пътуванията, за да избегне семейните дрязги например, но това не е много бизнес подход
Може да се злоупотреби с такъв бюджет, факт! То си е направо за завиждане…
Между другото, на много хора им е трудно технически да осъществят виртуална среща. Това ме е учудвало доста, защото съм имала случай с американска софтуерна компания, на чиито екип помогнахме по телефона да си направят настройките за online meeting.
А особено в БГ един такъв пост би бил много полезен. Подобно е и с мейлинг кампаниите – от една страна не се знае в какви случаи и защо се правят, а от друга – много хора не знаят точно как да стане това…
Честита нова дрешка
и от мен.
Да споделя малко и от моя опит по темата.
Ние бяхме малка фирма /4 човека постоянно в офиса + още други/ и не минавахме без екипни срещи. Всяка седмица в началото имахме регулярна среща за 2 часа на тези 4 човека. Имахме си план и всеки знаеше кой какво прави. Без тази среща работата ни не би била възможна. На нея се решаваха всички важни въпроси за седмицата, съгласуваше се информация и се разпределяха задачи. От там насетне всеки си действаше.
По различни проекти са участвали различни екипи. Там отново има срещи по отношение на проекта.
Консултирахме по-голяма компания в процес на растеж. Тогава беше с около 200 служители, вече сигурно е около 500. Там всяка сутрин се провеждаха оперативки на мениджърите, които бяха чиста загуба на време. Решаваха се ежедневни дребни въпроси, на които нямаше нужда да присъстват всички.
Влизал съм като консултат и в още по-голяма, международна компания, която конферентните разговори и срещите бяха ежедневна част от работата на много хора. Дори имаха специално заделени стаи оборудвани именно за тази цел.
В обобщение – срещите са неизбежна дейност за всяка компания или екип… Въпрос на организация е как се използват. Могат да бъдат много ефективни или чиста загуба на време. А използването на технологиите за провеждане на срещи, с настъпилата глобализация, си е част от ежедневната дейност..
Идеята за технологичен пост не е лоша, макар и връзката ‘човек-човек’ да е по-различна от live връзка между зали с разни модерни технологии, няколко биймъра и други. Все пак го добавям в таск листата.
Незнайно защо под загуба на време и пари първо се сещам за Европейския съюз и постоянните мийтинги както в Брюксел, така и в Страсбург. В кюпа вървят ужасно много камиони с техника и документации, разбира се…
В случая с ЕС да кажем, че тези пари и време са инвестирани в бъдещето? Сигурно не е лесно да се направи добре работеща организация от 27 страни, всяка със своите национални особености, история и комплекси… Май се превръща в един съвременен Вавилон?
Нем, просто Белгия и Франция не си дават местата. Нищо не пречи централата на ЕС да е на едно място и да се спести от всичкия този overhead. Има и други институции на Европейския съюз (в Люксембург например), но там не се наблюдава такова велико ‘преселение на народите’
Ако Комисията и Парламентът се изнесат изцяло в Белгия или Франция, бюджетът ще олекне безкрайно много.