Незнайно защо под загуба на време и пари първо се сещам за Европейския съюз и постоянните мийтинги както в Брюксел, така и в Страсбург. В кюпа вървят ужасно много камиони с техника и документации, разбира се…

Да споделя малко и от моя опит по темата.
Ние бяхме малка фирма /4 човека постоянно в офиса + още други/ и не минавахме без екипни срещи. Всяка седмица в началото имахме регулярна среща за 2 часа на тези 4 човека. Имахме си план и всеки знаеше кой какво прави. Без тази среща работата ни не би била възможна. На нея се решаваха всички важни въпроси за седмицата, съгласуваше се информация и се разпределяха задачи. От там насетне всеки си действаше.
По различни проекти са участвали различни екипи. Там отново има срещи по отношение на проекта.

Консултирахме по-голяма компания в процес на растеж. Тогава беше с около 200 служители, вече сигурно е около 500. Там всяка сутрин се провеждаха оперативки на мениджърите, които бяха чиста загуба на време. Решаваха се ежедневни дребни въпроси, на които нямаше нужда да присъстват всички.

Влизал съм като консултат и в още по-голяма, международна компания, която конферентните разговори и срещите бяха ежедневна част от работата на много хора. Дори имаха специално заделени стаи оборудвани именно за тази цел.

В обобщение – срещите са неизбежна дейност за всяка компания или екип… Въпрос на организация е как се използват. Могат да бъдат много ефективни или чиста загуба на време. А използването на технологиите за провеждане на срещи, с настъпилата глобализация, си е част от ежедневната дейност..

Между другото, на много хора им е трудно технически да осъществят виртуална среща. Това ме е учудвало доста, защото съм имала случай с американска софтуерна компания, на чиито екип помогнахме по телефона да си направят настройките за online meeting.

А особено в БГ един такъв пост би бил много полезен. Подобно е и с мейлинг кампаниите – от една страна не се знае в какви случаи и защо се правят, а от друга – много хора не знаят точно как да стане това…

С последния си абзац си резюмирала най-важното: пестене на време + пари, но задължителни ‘живи’ събирания. Не може да се прави бизнес изцяло виртуално – т.е. може, но аз лично избягвам да го правя, макар и понякога да се случва. Първите kick-off meetings за чудесно разчупване на екипа и един вид предварителен team building за по-лесна комуникация. Въпросът е след като основните неща са договорени, да се мине по същество, а не да се обикаля земното кълбо излишно, за спорта. Един от началниците ми се възползваше от пътуванията, за да избегне семейните дрязги например, но това не е много бизнес подход

Ти си прав, че трябва да се търси една приемлива от финансова гледна точка комбинация от срещи на живо и виртуални срещи.

Според мен в началото на всеки бизнес и всеки нов проект стоят лични разговори и контакти, усещане за хората, с които ще работиш до „stomach feeling“ и това несъмнено помага както да се изгради концепцията на бизнеса или проекта, така и тази концепция да се реализира.

Не напразно в началото на всеки нов проект е предвидена т.н. kick-off meeting именно с цел хората от екипа да се запознаят и да свикнат да работят заедно. А вече се говори и не само за отваряне, но и затваряне на проекта, което включва освен задължителните довършвания на документацията и отчетите, но и един краен анализ на нещата на живо и – разбира се, запивка…

От редовните срещи в хода на проекта, трябва да се пести – както време, така и пари. Ако проектът е дълъг и сложен обаче, все пак се налагат периодично срещи очи-в-очи в някои критични точки, за да се обсъди прогреса.

Между другото – честит нов дизайн! Много е сполучлив.

Та, това беше идеята. Алтернативите са много. Просто не е добре винаги да се хвърляме на най-скъпия и времеотнемащ ресурс, което се практикува на много места у нас. Трябва малко повече съобразителност, особено по време на криза, както сама уточни преди малко.

През последните месеци, или както свикнахме да се изразяваме – по време на криза, много технологични лидери твърдят, че времената на бизнес командировките са отминали и бизнес срещите очи-в-очи се заменят с online комуникация и виртуални периодични срещи.

По стечение на обстоятелствата съм работила с много хора от различни националности и много хора с различни професии. Смятам, че няма нищо по-полезно от срещите очи-в-очи, независимо дали те са в рамките на голям международен проект или в един екип, споделящ едно и също работно помещение.

Подобна организация на работните срещи е удачна поради различни причини. Доказано е, че човек използва много контекст в общуването, жестове, глас, погледи и т.н., който изчезва в писмената комуникация. Освен това, фактът че хората обшуват на живо, в повечето случаи им помага между тях да се създаде по-голямо доверие, да си сътрудничат повече и да разрешават конфликти или сложни въпроси.